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如何避免營運現金遭受業務侵占

由以下的某家酒店營運所收的現金款項疑似遭會計人員捲款潛逃之新聞來看內部控制之重要性。

原新聞連結: https://www.youtube.com/watch?v=BxWte6ZZtcU

由於此則新聞只有片段性敘述，故本文僅能以新聞所敘述之事實加以分析，且無意進行任何道德上的評斷。本文要說明，此種業務侵占行為，在制度上要如何防範，其實飯店業每天也會碰到許多入住客人以現金方式支付房費，所以有類似的內部控制制度可供參考。

1. 管錢(一般俗稱”出納人員”)和管帳(一般俗稱”會計人員”)，這兩種職能是不相容職務，所以必須由不同員工擔任。所以假若一般公司發生了管錢和管帳是同一人擔任，那對此員工將產生重大的”道德風險”危機，這就蠻有可能發生業務侵占資產事宜而長久沒被發現。
2. 接觸酒客所支付現金收入的出納人員，其所收款項最遲應於次日存入銀行，另要避免將所收現金未存入銀行之後為求便宜行事而直接去支付其他款項，導致對帳困難，而此名接觸現金之員工也應有主管定期督導其保管現金狀況，最好是收到現金後由主管監督下，此員工立刻將現金放入上鎖之保險箱中以保障現金資產安全。
3. 另外，一般飯店業也都有極其嚴密的”收入稽核”，每天的營業額所開立發票會和所收的現金款項和刷卡金額加以對帳，如此便不容易發生員工侵占大額現金收入的情況發生。我大膽地猜測可能酒店本身並不一定每筆收入都會開發票，或是沒有引入”收入稽核”的概念來即時對帳，所以才會發生這種舞弊情事。
4. 另外，企業可以針對此種員工投保”員工忠誠險”，來降低現金收入遭侵占的損失。但麻煩的是由於有女陪侍的酒店營業稅高達25%，比小吃店的營業稅稅率5%高出許多，所以在”實務上”，筆者猜測酒店可能習慣用人頭來成立獨資行號的小吃店來逃漏稅金，我很難想像一個獨資行號小吃店假若要投保”員工忠誠險”是否能順利被核保?
5. 事後補救之道: 一般酒店碰到這種事情，經營階層除了可能很氣之外，此時提出業務侵占刑事訴訟，或是發尋人啟事對該名員工進行追緝，對於資產保全都不是正確而即時的事後補救之道，假如要善用台灣的法律制度，頂多是對捲款潛逃的員工提出民事訴訟加上假處分或是假扣押該員工之資產，但假如該員工脫產，則求償應屬不易。
6.    1-4點的建議建立好的內部控制制度，在管理學上面白話來說，就是要把”制度訂得更完善些”，我覺得這種事情的事前預防遠勝於事後的法律訴追，雖然酒店的存在可能介於法律邊緣遊走，但侵占掉現金收入款項(這可是皮肉錢啊)在管理上的確需要深思如何善用內部控制制度來加以防範，這才是管理要做的事情。